برای خیلی از ما پیش آمده: در ایران یا سفر هستیم و نامه‌ای از اداره‌ای در آلمان می‌رسد که مهلت دارد. این راهنما نشان می‌دهد چطور از دور هم به‌موقع جواب بدهید.
اول: از نامه‌ها باخبر شوید
کسی را که به او اعتماد دارید مسئول صندوق پستی‌تان کنید تا از نامه‌های مهم عکس بگیرد. برای سفرهای طولانی، Deutsche Post سرویس ارسال مجدد نامه‌ها به آدرس دیگر (Nachsendeauftrag) دارد.
مهلت‌ها را جدی بگیرید
خیلی از نامه‌های اداری مهلت دارند. برای اعتراض (Einspruch یا Widerspruch) معمولاً یک ماه وقت دارید. مهلت معمولاً از زمان رسیدن نامه حساب می‌شود، حتی اگر شما در سفر باشید.
راه‌های آنلاین را بشناسید
خیلی از اداره‌ها امکان آنلاین دارند: Finanzamt از طریق ELSTER، و بسیاری از Jobcenterها، بیمه‌ها و شهرداری‌ها پورتال اینترنتی دارند. اگر چنین راهی هست، معمولاً سریع‌ترین روش است.
وقتی نامه کاغذی لازم است
اگر اداره نامه کتبی می‌خواهد، می‌توانید نامه را بنویسید، امضا کنید و اسکن کنید، یا با گوشی عکس بگیرید و آنلاین بفرستید. سرویس‌هایی مثل Druckerei1 نامه را در آلمان چاپ می‌کنند و با پست می‌فرستند.
امضای اصلی
برای بیشتر نامه‌های اداری امضای اسکن‌شده کافی است، ولی بعضی اسناد امضای اصلی با دست لازم دارند؛ مثلاً فسخ قرارداد کار. اگر مطمئن نیستید، از گیرنده بپرسید.
مدرک ارسال
تاریخ ارسال و یک نسخه از نامه را نگه دارید. برای نامه‌های خیلی مهم، ارسال با رسید یا تماس تلفنی برای اطمینان از رسیدن نامه را در نظر بگیرید.
توجهاین راهنما اطلاعات کلی است. در مسائل حقوقی و مهلت‌های قانونی، با وکیل یا مشاور مربوط مشورت کنید.